Департамент общего аудита по вопросу обложения НДФЛ стоимости завтрака в гостинице. В счете за гостиницу выделен завтрак
Отчетные документы для командировочных в 2018 году
Счет
Служебная поездка требуется для решения насущных вопросов для фирмы работодателя. Поэтому компания при отправлении сотрудника в поездку возмещает ему расходы, в том числе за проживание. Часто наиболее удобным вариантом для сотрудника становится гостиница, расположенная близко к месту командировки.
Гостиница по окончании размещения клиента выдает отчетные документы для командировочных для подтверждения факта пребывания в отеле в определенные дни. Письмо Минфина РФ от 25.02.2015 № 03-07-11/9440 указывает, что в случае, когда в отеле не применяется контрольно-кассовый расчет, размещающая сторона обязана оформлять бланк строгой отчетности, который разрабатывается самостоятельно. Данный бланк может носить любое название, например, ваучер или гостиничный чек.
По возвращению из командировки в бухгалтерию необходимо предоставить документы, выданные гостиницей, которые являются подтверждением размещения в ней. Для авансового отчета необходим также кассовый чек. Основные требования к форме, предоставленной гостиничным предприятием, следующие:
- Бланк строгой отчетности в обязательном порядке должен содержать реквизиты: наименование документа, шестизначный номер и серию документа, полное наименование организации, предоставляющей услуги, адрес, ИНН организации и печать.
- Необходимо, чтобы бланк строгой отчетности изготавливался типографским методом или формировался с использованием автоматизированных систем. Требования к системе: обязательная защита от несанкционированного доступа, идентификация и сохранение номера и серии бланка не менее 5 лет (Постановление Правительства РФ от 06.05.2008 № 359). Бланки, распечатанные на компьютере без использования автоматизированных систем, не будут приняты организацией в качестве подтверждающих.
Образец квитанции, подтверждающей проживание в гостинице
Оплата проживания в командировке в бюджетной организации и в коммерческой одинаково производится на основании счета из гостиницы или счета и кассового чека.
Важно отметить, что в случае, когда командированный сотрудник предоставляет в свою организацию документ о проживании в гостинице, который не соответствует указанным требованиям, а организация учитывает данные расходы в отчетности при налогообложении, у ИФНС могут возникнуть претензии. В этом случае компания может отстоять свои расходы через суд. Для этого рекомендуем ознакомиться с Постановлением ФАС Северо-Западного округа от 01.11.2010 по делу № А52-3413/2009.
В ситуации, когда на предприятии гостиничного типа применяются контрольно-кассовые расчеты, в отчетность входит чек и счет или другая документация о проживании сотрудника в гостинице.
Если счета нет
Оплата проживания в гостинице в командировке при отсутствии подтверждающих документов производится на основании запроса на предприятие гостиничного типа для подтверждения факта проживания сотрудника в указанный период времени и получения справки.
Отметим, что в Москве данный запрос допускается для подтверждения расходов сотрудника, что подтверждается письмом УФНС по Москве и Московской области от 26.08.2014 № 16-15/084374. Справка в обязательном порядке должна иметь детализацию оказанных услуг и подтверждение оплаты. А у компании должны быть другая документация, подтверждающая командировку сотрудника, например приказ о командировке, проездные документы и т. д.
Оплата гостиницы в командировке на основании справки, полученной по запросу, может быть не принята налоговыми органами. Важно отметить, что п. 1 ст. 252 НК РФ допускает учет косвенного подтверждения расходов, поэтому компания может опротестовать решение налоговых органов.
Постановление Правительства РФ 1085 от 09.10.2015 утвердило новые Правила оказания гостиничных услуг. Данное постановление указывает на обязанность по выдаче бланка строгой отчетности или чека.
Также документы о проживании в гостинице могут отсутствовать в случае, когда компания снимает жилое помещение для размещения сотрудников на время командировки. В данном случае оплата помещения производится самим работодателем, поэтому оплата расходов и отчетные документы за проживание в квартире посуточно не предусмотрены.
Можно ли указывать в счете завтрак
В случае если затраты на завтрак указываются в счет отдельным пунктом, их не рекомендуется включать в расходы на проживание. Подпункт 12, п. 1, ст. 264 НК РФ указывает на то, что к затратам на размещение могут быть отнесены дополнительные услуги, за исключением обслуживания в барах и ресторанах, в номере, пользования рекреационно-оздоровительными объектами.
Также письмо Минфина от 14.10.2009 № 03-04-06-01/263 разъясняет, что в случае выделения стоимости питания отдельным пунктом у сотрудника возникает доход в натуральной форме. По мнению Минфина, компенсация питания не относится к возмещению затрат на проживание, и поэтому может облагаться НДФЛ и страховыми выплатами.
В случае если завтрак не указан отдельным пунктом в счете из гостиницы, включать его в расходы чревато налоговыми рисками. Данная ситуация имеет разноречивые судебные прецеденты, поэтому налоговые органы могут начислить НДФЛ на указанную сумму. Страховые взносы в данном случае начислены быть не могут, на что указывают письма Минздравсоцразвития РФ от 05.08.2010 № 2519-19, ФСС РФ от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985
Другие гостиничные сервисы
Согласно пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, дополнительные гостиничные услуги подлежат оплате, за исключением питания в барах и ресторанах и использования рекреационно-оздоровительных объектов. Наиболее часто используемой дополнительной услугой является бронирование номеров для сотрудников. В случае использования некоторых услуг может потребоваться доказательство их экономической целесообразности для возмещения расходов по ним.
Лимиты расходов
Компания вправе установить лимит расходов для своего командированного работника. Но не всегда есть возможность уложиться в указанную сумму, поэтому может возникнуть ситуация, когда сотрудником был превышен лимит выделенной суммы. В таком случае при превышении сотрудником лимита и предоставлении счета из гостиницы на полную стоимость расходов НДФЛ с него не удерживается (абзац 10 п. 3 ст. 217 НК РФ).
clubtk.ru
Как учесть стоимость завтрака, выделенного в счете гостиницы
Многие гостиницы сейчас включают завтраки в стоимость проживания. И это, конечно, удобно. Но если проживающим окажется командированный организацией работник, то не исключено, что бухгалтеру придется поломать голову над учетом командировочных расходов в ситуации, когда в счете будет указано, что в стоимость проживания включается завтрак. При этом гостиница может:
выделить стоимость завтрака в счете отдельной строкой;
не выделять стоимость завтрака в счете отдельной строкой, но указать, что завтрак там «сидит».
Получив такой счет, бухгалтер должен решить, учитывать ли стоимость завтрака в расходах организации, принимать ли к вычету НДС, начислять ли работнику «зарплатные налоги» на стоимость завтрака.
Стоимость завтрака выделена в счете отдельной суммой
Учет стоимости завтрака в налоговых целях будет зависеть от того, какой вариант действий вы выберете.
ВАРИАНТ 1. Организация берет оплату завтрака на себя
ПОДХОД 1. Рискованный. Если уж руководитель принял решение возместить стоимость завтрака работнику, это означает, что он считает этот расход обоснованным. А следовательно:
— стоимость завтрака учитывайте при исчислении налога на прибыль как прочий расход, связанный с производством и реализацией (Статья 264 НК РФ ) (Статья 252 НК РФ ) ( ) ;
— входной НДС по расходам на питание принимайте к вычету в общем порядке (Статья 171 НК РФ ) (Статья 172 НК РФ ) ;
— на компенсируемую стоимость завтрака не начисляйте «зарплатные налоги» при условии, что расходы на оплату питания не превышают размера компенсируемых командированным работникам выплат, предусмотренных коллективным договором либо локальным актом организации (Статья 217 ТК РФ ) (Статья 238 ТК РФ ) (Статья 168 ТК РФ ) (Постановление Правительства РФ от 07.07.1999 N 765 ).
Однако такой подход однозначно вызовет претензии проверяющих, и его правомерность вам придется отстаивать в суде.
ПОДХОД 2. Безопасный. Если вы не хотите спорить с налоговиками, тогда:
— стоимость завтрака не включайте в расходы при исчислении налога на прибыль. Ведь стоимость питания в «прибыльных» расходах не учитывается (Статья 264 НК РФ ) ;
— НДС по расходам на питание к вычету не принимайте (Статья 171 НК РФ ) (Статья 172 НК РФ ). Ведь эти услуги оказаны не вашей компании, а работнику;
Примечание. До 2010 г. при налогообложении стоимости завтрака ЕСН надо было руководствоваться следующим.
Если организация в расходах при исчислении налога на прибыль стоимость завтрака не учитывала, то на эту сумму не нужно было начислять ЕСН и страховые взносы в ПФР (Статья 236 НК РФ ) (Федеральный закон от 15.12.2001 N 167-ФЗ ). Аналогичной позиции придерживались и суды, в том числе и в случае, когда питание оплачивалось за счет прибыли прошлых лет ( ).
Если в расходах при исчислении налога на прибыль стоимость завтрака организация учитывала (при условии, что расходы на оплату питания командированный работник произвел с разрешения руководителя организации и они не превышали размера выплат, предусмотренных коллективным договором либо локальным актом организации), то на стоимость завтрака все равно можно было не начислять ЕСН и другие «зарплатные налоги» (Статья 217 ТК РФ ) (Статья 238 ТК РФ ) (Статья 168 ТК РФ ) (Постановление Правительства РФ от 07.07.1999 N 765 ). Хотя споры были.
При заселении в гостиницу надо либо отказываться от завтраков, либо договариваться с гостиницей, чтобы она не указывала отдельной строкой, что в стоимость проживания включен завтрак. Тогда у работника не будет дохода, облагаемого НДФЛ.
ВАРИАНТ 2. Организация с согласия работника взыскивает с него стоимость завтрака с учетом НДС
Этот вариант самый удобный. В этой ситуации:
— в расходах при исчислении налога на прибыль вы учитываете всю сумму суточных, выплаченную командированному работнику, и стоимость проживания в гостинице за минусом стоимости завтрака (с учетом НДС) (Статья 264 НК РФ ) ;
— у вас не будет входного НДС по затратам на питание, так как налог компенсируется за счет работника;
— вам не надо начислять «зарплатные налоги» на стоимость завтрака, так как у работника есть только расходы и нет никаких доходов.
Стоимость завтрака в счете отдельно не указывается
В этом случае вы также можете выбрать один из двух вариантов.
ВАРИАНТ 1. Попытаться выделить стоимость завтрака из услуг по проживанию. Для этого нужно направить письменный запрос в гостиницу. И после получения ответа из гостиницы о стоимости завтрака действовать по одному из двух вариантов, указанных выше.
ВАРИАНТ 2. Не выделять стоимость завтрака из услуг по проживанию. Тогда нужно:
— всю указанную в счете гостиницы стоимость проживания учесть в «прибыльных» расходах как расходы по найму помещения (Статья 264 НК РФ ) ;
— входной НДС по расходам на проживание принять к вычету в общем порядке (Статья 171 НК РФ ) (Статья 172 НК РФ ) ;
— не начислять «зарплатные налоги» на всю стоимость проживания.
Однако налоговикам этот вариант, конечно же, не понравится. Не исключено, что они при проверке сами сделают запрос в гостиницу о стоимости завтрака. И получив ответ, доначислят вам налог на прибыль, НДС и «зарплатные налоги».
Конечно, при желании вы можете поспорить с налоговиками в суде. По мнению судов, если стоимость завтрака отдельной строкой в счете гостиницы не выделена, определять ее расчетным путем организация не должна. И она может отнести стоимость проживания (с учетом завтрака) на прочие расходы при исчислении налога на прибыль ( ). А значит, и всю сумму НДС по услугам по проживанию, выделенную в счете отдельной строкой, можно принять к вычету.
Если в счете гостиницы не указывается, что в стоимость проживания включен завтрак, то у бухгалтера не будет проблем с учетом расходов по проживанию.
Впервые опубликовано в журнале «Главная книга» 2010, N 7
Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить! Для этого выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter». Мы узнаем о неточности и исправим её.
- Постановление ФАС Северо-Западного округа от 14.03.2008 по делу N А56-17471/2007 Довод ИФНС об отсутствии у ЗАО оснований при исчислении налога на прибыль включать в состав расходов, связанных с производством и реализацией, оплату суточных расходов по командировке главного бухгалтера общества в Лондон, включающих стоимость проживания в гостинице и питания (завтрак), необоснован, поскольку имеющимися в материалах дела документами подтверждается, что спорные расходы связаны с производственной деятельностью ЗАО.
- Письмо Минфина РФ от 14.10.2009 N 03-04-06-01/263 Вопрос. Работник организации, вернувшись из командировки, представил для отчета счет гостиницы. В проживание включен завтрак, стоимость которого в счете и счете-фактуре выделена отдельной строкой (360 руб.). Норма суточных в организации — 600 руб. Размер суточных при предоставлении работнику одноразового питания — 75% от нормы. 1. Облагаются ли НДФЛ стоимость питания, возмещенная работнику, и суточные? 2. Облагаются ли эти выплаты ЕСН?
- Постановление ФАС Северо-Западного округа от 23.03.2009 по делу N А05-8942/2008 ИФНС неправомерно доначислила ОАО налог на прибыль, сделав вывод о необоснованном включении обществом в состав расходов сумм на питание, выплаченных работникам нелетного состава и лицам, не являющимся работниками ОАО, в период нахождения их в длительных командировках, поскольку выплаты на бесплатное и льготное питание инженерно-технического персонала предусмотрены коллективным договором, а указанные затраты экономически оправданны и связаны с обеспечением работы экипажей воздушных судов.
- Федеральный закон от 24.07.2009 N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» Документ утратил силу с 1 января 2017 года в связи с принятием Федерального закона от 03.07.2016 N 250-ФЗ.
- ПОСТАНОВЛЕНИЕ ФАС СЕВЕРО-ЗАПАДНОГО ОКРУГА от 16.10.2007 по делу N А42-6440/2005 ИФНС необоснованно доначислила предприятию НДФЛ со ссылкой на то, что суммы, уплаченные работниками предприятия как пассажирами поезда за пользование постельными принадлежностями, не относятся к расходам предприятия на оплату проезда работников (лиц, проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях) к месту отдыха и обратно, поскольку указанные затраты пассажиров на приобретение постельного белья непосредственно связаны с проездом к месту отдыха и обратно.
- Постановление Правительства РФ от 02.03.2000 N 184 (ред. от 31.12.2010) «Об утверждении Правил начисления, учета и расходования средств на осуществление обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»
- Постановление Правительства РФ от 07.07.1999 N 765 «О ПЕРЕЧНЕ ВЫПЛАТ, НА КОТОРЫЕ НЕ НАЧИСЛЯЮТСЯ СТРАХОВЫЕ ВЗНОСЫ В ФОНД СОЦИАЛЬНОГО СТРАХОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ» Документ утратил силу с 1 января 2011 года в связи с изданием Постановления Правительства РФ от 31.12.2010 N 1231.
- Федеральный закон от 15.12.2001 N 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации»
PPT.RU — Власть. Право. Налоги. Бизнес
ndpr.ru
Чеки и гостиничные документы для командировочных подтверждающие их расходы
Составной частью расходов на командировки являются гостиничные документы для командировочных. Проживание в гостинице командированного сотрудника должно подтверждаться соответствующими документами (счетом, кассовым чеком, квитанцией к ПКО). Какой из этих документов необходимо предоставить руководителю? И как поступить, если в счет включен завтрак? На эти и подобные вопросы Организации необходимо возместить работнику понесенные расходы на съем жилого помещения во время командировки (ст.168 Постановление правительства РФ от 13.10.2008 №749). Но для этого сотруднику необходимо предоставить гостиничные документы для командировочных.
Пример гостиничного чека с расценками за обслуживание
Счет из гостиницы
Какой подтверждающий документ должен предоставить командировочный за проживание в гостинице, чтобы фирмы при проверке не было претензий со стороны налоговой инспекции? Если в отеле не используют контрольно-кассовую технику (КТТ), то необходимо оформить бланк строгой отчетности (БСО), разработанный в свободной форме. При этом название документа может содержать слова – квитанция, счет, гостиничный чек, ваучер. До 01.12.2008 г. применяли форму №3-Г, созданную по приказу Минфина России. В настоящее время эта форма не используется, и чиновники не рекомендуют его применять в качестве БСО.
Каждая гостиница имеет право разработать свой БСО. Здесь необходимо учесть требования, предъявляемые чиновниками к оформлению БСО. Если не будут выполняться требования, то документ не смогут отнести к БСО. Естественно, у компании, чей командированный сотрудник предоставит такой документ появятся трудности с учетом расходов на жилье и вычтут НДС по этим расходам. Что это за требования?
-
Бланк строгой отчетности гостиничных документов для командировочных должен иметь обязательные реквизиты, список которых указан в п.3 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов.
Такими документами являются название документа, номер и серия, название организации, которая оказала услуги, ее адрес и ИНН, мокрая печать. -
Изготовление бланков происходит типографским способом, исключая компьютерную распечатку. Возможно также использование автоматизированной системы с защитой от несанкционированного доступа, идентификацией/фиксацией и сохранением всех операций с документов на протяжении 5 лет. При заполнении документа автоматизированной системой сохраняется присвоенный номер и серия его бланка.
Если сотрудник предоставил гостиничные документы для командировочных не удовлетворяющие данным требованиям, и организация учла обложение налогом прибыли расходы на проживание, то при предъявлении претензий налоговой инспекцией у нее есть возможность отстоять свои права в суде. Другой вариант – это в гостиничном комплексе используется контрольно-кассовая техника. БСО в этом случае может не оформляться, а документом, который подтверждает оплату проживания считается кассовый чек. К нему должен быть приложен документ (чаще всего счет), в котором предоставлена полная информация о проживании лица.
Как поступить в ситуации, если сотрудник, вернувшись из командировки, предоставил вместо чека или БСО предъявил квитанцию к ПКО (приходно-кассовому ордеру)?
Пример ПКО о проживании в гостинице
В этой ситуации вероятны проблемы при проверке. Работники налоговой инспекции могут посчитать такие расходы неправильно учтенными при обложении налогом прибыли, но в судебном порядке организация имеет возможность отстоять свою правоту. Кроме того, вероятно будут насчитаны доначисления НДФЛ и взносов по страховке на сумму компенсации расходов по проживанию на основании квитанции к ПКО. Практически проверяющие могут посчитать, что компенсация гостиничных затрат, имеющих подтверждение квитанцией, образует доход сотрудника. Однако, в суде доначисление на ЕСН и НДФЛ было определено как неправомерное. Суд сослался, что затраты на проживание в гостинице подтверждаются другими документами.
В этой ситуации к авансовому отчету прилагались квитанции к ПКО, являющиеся официальными документами, что подтверждают прием денег продающей стороной. Отсутствие чека кассового аппарата, при предоставлении других документов, не может являться точным свидетельством нецелевого использования командированным лицом платежных средств и получения выплат, которые облагаются ЕСН и НДФЛ.
Выданные сотрудникам под отчет средства не были их доходом, потому что были применены в интересах организации. 09.10.2015 Правительство РФ своим Постановлением №1085 утвердило новые Правила предоставления гостиничных услуг. У них отмечается обязанность гостиничного комплекса выдать постояльцу кассовый чек или документ, созданный на бланке СО.
Есть надежда, что с появлением новых правил гостиницы будут более ответственно относиться к оформлению документов, и прекратят выдачу документов, не соответствующих законодательству.
Отсутствие документов на проживание
В случае, если работник не привез гостиничных документов для командировочных, есть возможность сделать запрос в гостиницу о справке, которая подтверждает факт проживания лица именно в этой гостинице.
Справку дали о подтверждении проживания в гостинице
Некоторые работники налоговой инспекции требуют информацию по детализации предоставленных услугах и подтверждения оплату проживания командированного работника. Организация, в свою очередь, подает документы, которые устанавливают период нахождения командированного работника в месте расположения гостиницы. Есть риск, что такой справки недостаточно для местных налоговиков.
Поэтому организации должны готовиться к спорным ситуациям. В суде организация имеет право оспорить претензии со стороны ИФНС, потому что документы, имеющие косвенное подтверждение расходов должны быть приняты во внимание.
Гостиничные документы для командировочных могут отсутствовать и по другим причинам. Организации, в которых командировки достаточно частые, могут снимать с этой целью квартиру. В таком случае организация сама оплачивает арендованную квартиру, а работник не получает компенсации за проживание. В этом случае организации разрешено учитывать при налогообложении прибыли траты на аренду квартиры только за время фактического проживания работника в ней.
Если договор аренды квартиры заключался на полгода, а совместный срок командировок сотрудников, по очереди проживавших 5,5 месяцев, то плату за найм в последние полмесяца налоговые инспекторы сочтут необоснованной в налоговом плане расходом организации.
В счете завтрак
Каждый гостиничный комплекс оснащен рестораном, кафе или столовой, где клиентам предлагают завтрак. Если цена за питание будет включена в счет гостиницы отдельно, то эти траты организацией лучше в «налоговые» расходы не включать. Это обосновано п.п. 12 п.1 ст.264 НК РФ, где сказано, что к тратам относятся затраты сотрудника на оплату допуслуг, которые оказывают гостиницы (кроме обслуживания в ресторанах и барах, в номере, пользование оздоровительными объектами). Если в гостинице отсутствует кафе или ресторан, а есть столовая, то это ограничение можно игнорировать. Это — рискованно и организациям удается доказать свою правоту и правильность учета в «прибыльных расходах» цены завтрака в гостиничной столовой.
Бывают ситуации, когда налоговики не отличаются лояльностью. В связи с этим, чтобы избежать налоговых рисков организация может не брать во внимание траты на завтрак при налогообложении прибыли. Кроме налога на прибыль риск возникает в НДФЛ и страховых взносах. Проверяющие налоговые инспектора доначисляют их на стоимость завтрака, которая отражена в счете гостиницы.
Согласно официальных разъяснений Минфина РФ, отдельно выделенная стоимость в счете гостиницы за питание, то у работника появляется натуральный доход. Компенсация питания не подлежит возмещению по расходам за найм жилого помещения, освобожденное от налогообложения. В этой ситуации на питание отдельно начисляют НДФЛ и ЕСН. Что предпринять, если в счете гостиницы присутствует завтрак, но его стоимость не обозначена отдельной суммой. Такая ситуация довольно частая и организации, учитывающие расходы на основе такого счета, имеет налоговые риски. В своей практике налоговики определяют стоимость завтрака с помощью расчетов или полностью выводят всю сумму из «прибыльных расходов». Ни один из этих вариантов не имеет законных оснований.
Организация имеет право оспорить действия налоговых инспекторов в суде. Работники налоговой инспекции смогут доначислить НДФЛ со стоимости завтрака, определенного с помощью расчетов. В этой ситуации организация в суде сможет аргументированно доказать отсутствие обязанности начислять и уплачивать этот налог. Что касается страховых взносов, то проверяющие их не начисляют в связи с официальным разъяснением, которое рекомендует не начислять страховые взносы на цену проживания командированного сотрудника в гостиничном комплексе, где в проживание включена стоимость завтрака.
Другие гостиничные сервисы
Кроме стоимости проживания, организациям приходится оплачивать спектр дополнительных сервисов. Одним из таких является бронирование номера. Согласно пп.12 п.1 ст. 264 НК РФ траты работника на оплату допуслуг, которые оказываются гостиницами также подлежат возмещению, кроме обслуживания в барах, ресторанах, номерах, использование оздоровительных объектов. Финансовое ведомство полагает, что бронирование номера это допуслуга, оказываемая гостиницами, что означает необходимость ее учета при налогообложении прибыли. Естественно, при наличии соответствующих документов – чек ККТ, БСО. Стоимость химчистки организация учитывает при налогообложении прибыли на условии обоснования производственной направленности и экономической обоснованности такого вида расходов. Это не трудно сделать, если служебная командировка посвящена встречам с людьми, деловым переговорам и т.п., где сотрудник обязан хорошо выглядеть.
Лимит расходов
Некоторые организации в целях экономии расходования средств устанавливают лимит расходов во время рабочей командировки. Здесь возникает вопрос: при превышении данного лимита сотрудником и предоставлении им счета гостиницы на всю стоимость проживания, есть ли необходимость удерживать с работника НДФЛ? Ответ – нет. Не облагаются НДФЛ признанные законодательством компенсационные выплаты, которые связаны с возмещением командировочных расходов. В доход командированного сотрудника на будут включены фактически произведенные и документально доказанные траты по найму жилого помещения. Если есть письменное заявление сотрудника с описанием причин перерасхода и приказ работодателя о возмещении полной цены за аренду, то от НДФЛ вся сумма, указанная в гостиничных документах для командировочных, освобождается в случае, если она превышает установленный организацией ограничение. Вся сумма компенсации трат сотрудника по аренде помещения в месте командирования может учитываться с целью налогообложения прибыли. Ст.168 в Трудовом кодексе РФ гласит, что работодатель должен возместить командированному сотруднику его траты по аренде жилого помещения.
Траты по найму жилого помещения относят к прочим расходам, которые связаны с производством. В этом случае в НК РФ не существует обязанности по установлению лимита «гостиничных» трат. При каких условиях происходит вычет НДС? НДС, который платится в составе расходов на жилье в гостинице, компания может принять к вычету. Чиновники ставят условия: чтобы вычесть НДС необходим счет, оформленный на БСО, указание в документе суммы НДС (основание – письмо Минфина РФ № 03-07-11/9440 от 25.02.2015). Эти выводы сделаны на основании п.18 Правил ведения книги покупок, используемой во время расчета налога на добавочную стоимость. В этом документе указано, что гостиничные услуги в книге регистрируются БСО с указанной суммой налога. При выдаче гостиницей счета-фактуры и кассового чека вместо БСО, то можно вычесть НДС.
Если счет за аренду жилья выдан на бланке свободной формы, то вычесть НДС невозможно, даже если есть кассовый чек с указанной суммой налога. Налоговые инспекторы, проверяя гостиничные документы для командировочных просматривают документы от гостиниц на предмет отдельного указания суммы НДС. Формулировка «в том числе и НДС», по мнению налоговиков, не дает права на вычет. Хотя в суде можно доказать возможность вычета НДС в данной ситуации. Положительные результаты уже есть в арбитражной практике.
moskowchek.ru
Департамент общего аудита по вопросу обложения НДФЛ стоимости завтрака в гостинице
В соответствии с пунктом 1 статьи 209 НК РФ объектом налогообложения НДФЛ признаются, в том числе, доходы налогоплательщиков – физических лиц, являющихся налоговыми резидентами РФ, от источников в РФ.
При этом при определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со статьей 212 НК РФ (пункт 1 статьи 210 НК РФ).
Доходы физических лиц, не подлежащих налогообложению, установлены статьей 217 НК РФ.
Согласно пункту 3 статьи 217 НК РФ не подлежат налогообложению (освобождаются от налогообложения) все виды установленных действующим законодательством компенсационных выплат, связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов).
При оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, оплате услуг связи, получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз, а также расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту. При непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке.
В указанном перечне доходов физического лица не указана оплата (компенсация расходов) питания сотрудника. Кроме того, необходимо отметить следующее.
В соответствии с пунктом 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:
-расходы по проезду;
-расходы по найму жилого помещения;
-дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
-иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
По нашему мнению, расходы сотрудника, направленного в служебную командировку, в том числе на питание, не являются расходами по найму жилого помещения и могут быть отнесены к «дополнительным расходам, связанным с проживанием вне места постоянного жительства», а, соответственно, должны покрываться суточными.
Учитывая вышесказанное, по нашему мнению, в случае, если сотруднику были выплачены суточные, расходы на питание, не будут подпадать под действие пункта 3 статьи 217 НК РФ. Соответственно, по нашему мнению, компенсация Организацией сотруднику расходов на завтрак, облагается НДФЛ в общеустановленном порядке.
Аналогичное мнение высказано в письме Минфина РФ от 14.10.09 № 03-04-06-01/263:
«Согласно п. 3 ст. 217 Кодекса не подлежат налогообложению налогом на доходы физических лиц все виды установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, включая возмещение командировочных расходов.
Абзацем 10 п. 3 указанной статьи предусмотрено, что при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются, в частности, суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации, а также фактически произведенные и документально подтвержденные расходы по найму жилого помещения.
Фактический размер суточных, выплачиваемых работнику при направлении его в служебную командировку, может превышать размеры суточных, освобождаемые от налогообложения на основании п. 3 ст. 217 Кодекса, и в соответствии со ст. 168 Трудового кодекса Российской Федерации определяется коллективным договором или локальным нормативным актом организации.
Оплата питания, стоимость которого выделена в стоимости проживания в гостинице, не является возмещением расходов по найму жилого помещения, суммы которого освобождаются от налогообложения на основании п. 3 ст. 217 Кодекса. Суммы такой оплаты подлежат налогообложению налогом на доходы физических лиц в установленном порядке».
Арбитражная практика подтверждает такой подход в данном вопросу (Постановления ФАС Поволжского округа от 14.07.09 № А65-27027/2007, от 05.06.07 № А12-18805/06).
Вместе с этим, следует отметить, что в похожей ситуации некоторые суды вставали на сторону налогоплательщика (например, Постановления ФАС Северо-Западного округа от 23.03.09 № А05-8942/2008, ФАС Центрального округа от 07.02.07 № А62-3895/06). Однако, по нашему мнению, следует учитывать, что на решение судов в данном случае повлиял тот факт, что компенсация оплаты питания была прямо предусмотрена коллективными трудовыми договорами и положениями об оплате труда.
На наш взгляд, такой подход не совсем корректен, так как пункт 3 статьи 217 НК РФ представляет собой закрытый перечень командировочных расходов, компенсируемых работнику.
Учитывая вышесказанное, по нашему мнению, компенсация оплаты завтрака сотрудника облагается НДФЛ. Иной подход, скорее всего, вызовет споры с налоговым органом. В случае, если локальным нормативным актом Организации предусмотрена компенсация питания командировочных сотрудников, то Организации, возможно, сможет отстоять свою точку зрения в суде.
Назад в разделwww.mosnalogi.ru
Командировки: как подтвердить гостиничные расходы
Одной из частей командировочных расходов являются затраты на услуги гостиниц. Работник обязан представить подтверждающие документы. Это может быть счет, кассовый чек, а иногда просто квитанция к ПКО.Какой именно документ удовлетворит налоговиков? Что делать, если, указан завтрак? На эти и другие вопросы ответы найдете в статье.
Компания обязана возмещать сотруднику понесенные во время служебной командировки расходы по расходы по найму жилого помещения (ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения о командировках, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Но для этого сотрудник должен подтвердить свои расходы документом.
Гостиничный счет
Какой документ подтвердит оплату за проживание в гостинице, чтобы у компании при проверке не возникло претензий со стороны ИФНС?
Если гостиница не применяет контрольно-кассовую технику, то в этом случае она обязана оформлять бланк строгой отчетности, форму которого разрабатывает самостоятельно (Письмо Минфина РФ от 25.02.2015 № 03-07-11/9440). При этом название данного документа может быть любое (квитанция, гостиничный чек, счет, ваучер и т.п.). Напомним, что до 1 декабря 2008 г. гостиницы в качестве бланка строгой отчетности использовали форму № 3-Г, утвержденную Приказом Минфина России от 13.12.1993 № 121. Но сейчас эта форма не применяется, и, как поясняют чиновники, данный документ не может использоваться в качестве БСО (Письма Минфина России от 19.01.2009 № 03-01-15/1-11, от 07.08.2009 № 03-01-15/8-400).
В настоящее время каждая гостиница разрабатывает свой собственный бланк строгой отчетности. При этом она должна учитывать определенные требования, предъявляемые законодательством к оформлению БСО. Если не будет выполнено хотя бы одно требование, документ не может быть отнесен к БСО. Соответственно, у компании, чей сотрудник привезет из командировки такой документ, могут возникнуть проблемы с учетом расходов на проживание и с вычетом НДС по этим расходам. Какие это требования?
Во-первых, бланк строгой отчетности должен содержать обязательные реквизиты, перечень которых установлен в пункте 3 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники (утв. Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359). К таким реквизитам относятся, в частности, наименование документа, шестизначный номер и серия, наименование организации, оказывающей услуги, ее местонахождение и ИНН, печать.
Во-вторых, простой компьютер для формирования бланков строгой отчетности использован быть не может. Дело в том, что бланк документа должен изготавливаться типографским способом или формироваться с использованием автоматизированных систем (п. 4 Положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359). Автоматизированная система должна иметь защиту от несанкционированного доступа, идентифицировать/фиксировать и сохранять все операции с бланком документа в течение не менее 5 лет. Также при заполнении бланка документа и выпуске документа автоматизированной системой сохраняются уникальный номер и серия его бланка. Такие же выводы приводятся и в Письмах Минфина РФ от 5 мая 2014 г. № 03-01-15/20962, от 07.11.2008 № 03-01-15/11-353.
Если работник привез из командировки «гостиничный» счет, не удовлетворяющий данным требованиям, и компания учла при налогообложении прибыли расходы на проживание по такому счету, то при возникновении претензий со стороны ИФНС у нее есть шансы отстоять свои расходы в суде (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 01.11.2010 по делу № А52-3413/2009).
Второй вариант заключается в том, что гостиница применяет ККТ. Соответственно, БСО может уже не оформляться, а документом, подтверждающим оплату проживания, будет являться кассовый чек. Обычно к нему прилагается и документ (как правило, счет), в котором приведены полные данные о проживании конкретного лица.
А как быть, если командированный сотрудник вместо чека или БСО привез квитанцию к приходно-кассовому ордеру?
В такой ситуации у компании возможны проблемы при проверке. Налоговики могут признать такие расходы неправомерно учтенными при налогообложении прибыли, но в судебном порядке компания имеет шансы оспорить претензии ИФНС (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 10.02.2009 по делу № А56-27225/2007).
Кроме этого, вероятны доначисления НДФЛ и страховых взносов на суммы компенсации «гостиничных» расходов на основании квитанции к ПКО. На практике некоторые проверяющие считают, что компенсация гостиничных трат, подтвержденных такой квитанцией, образуют доход сотрудника. Одно такое дело рассмотрел ФАС Московского округа в Постановлении от 25.05.09 № КА-А40/4142-09. Правда, там речь шла о начислении ЕСН и НДФЛ. Суд не согласился с контролерами и признал доначисление неправомерным, указав, что расходы на проживание в гостинице подтверждают и иные документы. В данной ситуации к авансовым отчетам были приложены квитанции к приходно-кассовым ордерам, которые являются официальными документами, подтверждающими прием денег продавцом. Отсутствие чека ККТ, при наличии других оправдательных документов, не может являться безусловным свидетельством нецелевого использования подотчетными лицами денежных средств и получения ими выплат, облагаемых ЕСН и НДФЛ. Таким образом, сделал вывод ФАС, выданные сотрудникам под отчет денежные средства, не являлись их доходом, поскольку были использованы в интересах компании.
Аналогичный вывод содержится также в постановлениях ФАС Западно-Сибирского округа от 13.04.09 № Ф04-1948/2009(4045-А75-49), ФАС Московского округа от 29.02.08 № КА-А40/14043-07.
Следует отметить, что 9 октября 2015 г. Постановлением Правительства РФ № 1085 утверждены новые Правила оказания гостиничных услуг. Примечательно то, что в них указана обязанность гостиницы по выдаче потребителю кассового чека или документа, оформленного на бланке строгой отчетности. Надеемся, что с выходом новых правил гостиницы станут ответственнее относиться к оформлению документов, и перестанут выдавать документы, не соответствующие законодательству.
Документы на проживание отсутствуют
А если сотрудник не привез из гостиницы ни чека, ни БСО, ни квитанции к ПКО? В случае утери работником документов можно запросить у гостиницы справку, подтверждающую факт проживания конкретного лица в этой гостинице. Специалисты из УФНС РФ по г. Москве не видят препятствий для учета «гостиничных» расходов на основании такой справки (Письмо от 26.08.14 № 16-15/084374). Правда, столичные налоговики уточняют, что справка из гостиницы должна содержать детализацию предоставленных услуг и подтверждать оплату проживания работника. А компания, в свою очередь, должна иметь иные документы, устанавливающие период нахождения командированного сотрудника в месте, где расположена гостиница.
Тем не менее, есть риски, что такой справкой не удовлетворятся налоговики на местах. Поэтому компании должны быть готовы к спорам с проверяющими. Мы считаем, что в суде фирма сможет оспорить возникшие претензии со стороны ИФНС, ведь документы, косвенно подтверждающие расходы, также должны приниматься во внимание (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Документы на гостиничные услуги могут отсутствовать и по другой причине. Компании, где служебные командировки, особенно в одну и ту же местность, достаточно часты, могут снимать под эти цели квартиры. В этом случае фирма сама оплачивает аренду квартиры, и работнику не возмещаются расходы на проживание. Встает вопрос: а может ли организация учитывать при налогообложении прибыли затраты на аренду квартир? Да, может. Но, как поясняют чиновники, только за период фактического проживания в ней работников (Письма Минфина России от 25.03.2010 № 03-03-06/1/178, от 25.01.2006 № 03-03-04/1/58). С этим согласились и специалисты УФНС России по г. Москве в Письме от 16.04.2010 № 16-15/040653@.
То есть если договор найма квартиры заключен на полгода, а совокупный срок командировок всех сотрудников, которые по очереди проживают в ней, составляет 5,5 месяца, то арендную плату за оставшиеся полмесяца инспекторы посчитают необоснованным в налоговом плане расходом компании.
Завтрак в счете
Практически в каждой гостинице есть ресторан, кафе или столовая, где постояльцам может быть предложен завтрак. Так вот если стоимость питания будет указана в счете гостиницы отдельно, то имейте в виду, что эти затраты организации лучше не включать в «налоговые» расходы. Это следует из подпункта 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Там сказано, что к расходам могут быть отнесены затраты работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением обслуживания в барах и ресторанах, в номере, пользования рекреационно-оздоровительными объектами).
Примечательно то, что если при гостинице не ресторан или кафе, а столовая, то формально указанное ограничение можно проигнорировать. Это, конечно, рискованно, но одной организации удалось доказать правомерность учета в «прибыльных расходах» стоимости завтрака в столовой. Примером тому является Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 17.11.2010 по делу № А45-26455/2009. Поскольку налоговики не доказали, что услуги питания оказывались работникам в ресторане или баре, то суд посчитал правомерным признание расходов на завтрак в налоговом учете. И, соответственно, принятие НДС по стоимости «столовского» завтрака к вычету.
Еще в одном деле можно увидеть необычную трактовку расходов на обслуживание в барах и ресторанах. Девятый арбитражный апелляционный суд в Постановлении от 03.08.2012 № 09АП-19562/2012 по делу № А40-112186/11-20-455 посчитал, что расходы на обслуживание в барах и ресторанах подразумевают оставление чаевых и иные формы обслуживания, но никак не расходы на питание. Соответственно, делает вывод суд, компания вправе признать в расходах стоимость питания командированного сотрудника в ресторане.
Но, к сожалению, проверяющие на местах не столь лояльны. Поэтому во избежание налоговых рисков фирма может не учитывать стоимость завтрака при налогообложении прибыли.
Помимо налога на прибыль риски возникают в части НДФЛ и страховых взносов. На практике проверяющие доначисляют их на стоимость завтрака, отраженную в гостиничном счете. Более того, имеются официальные разъяснения Минфина РФ – Письмо от 14.10.09 № 03-04-06-01/263. Там сказано, что если в счете отдельно выделена стоимость питания, то у сотрудника возникает доход в натуральной форме. Ведь компенсация стоимости питания не является возмещением расходов по найму жилого помещения, которое освобождается от налогообложения. Поэтому на стоимость питания необходимо начислить НДФЛ и ЕСН (на момент появления данного письма вместо страховых взносов компании уплачивали ЕСН).
Что же по данному вопросу говорит нам арбитражная практика? Позиция судов противоречивая. Например, в Постановлении ФАС Уральского округа от 28.04.2007 № Ф09-3004/07-С2 по делу № А71-6947/06 суд поддержал компанию. А в Постановлении ФАС Поволжского округа от 14.07.2009 по делу № А65-27027/2007 суд принял доводы ИФНС.
А что делать, если в гостиничном счете фигурирует завтрак, но его стоимость не указана отдельной суммой? Подобная ситуация встречается не так уж редко, и для компаний, учитывающих расходы на основании такого счета, чревата налоговыми рисками. На практике налоговики либо выделяют стоимость завтрака расчетным путем, либо вовсе исключают всю сумму из «прибыльных расходов». Ни тот, ни другой вариант не законен. И организация может оспорить действия налоговиков в суде. Например, ФАС Северо-Западного округа в Постановлении от 14.03.2008 по делу № А56-17471/2007 признал незаконными действия налоговиков по исключению из «прибыльных расходов» стоимости завтрака, определенной расчетным путем.
Налоговики могут доначислить и НДФЛ со стоимости завтрака, найденного расчетным путем. Однако в суде компания сможет доказать отсутствие обязанности по исчислению и уплате этого налога (Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 03.10.2008 по делу № А31-8961/2006-15).
А вот страховые взносы проверяющие вряд ли посмеют начислить, поскольку есть официальные разъяснения, согласно которым страховые взносы не начисляются на стоимость проживания командированного работника в гостинице, цена номера в которой включает стоимость завтрака (Письма Минздравсоцразвития РФ от 05.08.2010 № 2519-19, ФСС РФ от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985).
Прочие услуги гостиниц
Помимо стоимости самого проживания, компании приходится иногда оплачивать ряд дополнительных услуг. Одной из таких услуг является бронирование номера. Как уже было отмечено ранее, согласно подпункту 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (исключая обслуживание в барах, ресторанах и в номере, пользование рекреационно-оздоровительными объектами) также подлежат возмещению.
В финансовом ведомстве полагают, что бронирование номера является дополнительной услугой, которую оказывают предприятия гостиничного комплекса. А это значит, что расходы на бронирование для командированных работников номеров в гостиницах можно учесть при налогообложении прибыли. Разумеется, при условии, что такие расходы подтверждены документально (чеком ККТ или бланком строгой отчетности). Соответствующие разъяснения даны в Письме Минфина от 10.03.11 № 03-03-06/1/131.
Затраты на химчистку компания также сможет учесть при налогообложении прибыли. Но только, как утверждают чиновники, если сможет обосновать производственную направленность и экономическую обоснованность таких расходов (Письмо Минфина России от 23.05.2013 № 03-03-06/1/18308). Сделать это не составит труда, если целью служебной поездки является, допустим, встреча с людьми, деловые переговоры и т.п. мероприятия, при которых сотруднику важно хорошо выглядеть. Хотя раньше чиновники были против учета при налогообложении прибыли расходов на химчистку (Письмо Минфина РФ от 03.07.2006 № 03-03-04/2/170).
Лимит и его превышение
Некоторые компании в целях экономного расходования средств могут устанавливать лимит расходов на проживание в гостиницах свои сотрудников в период служебных командировок. Всвязи с чем возникает вопрос: если сотрудник превысил данный лимит, но при этом представил счет гостиницы на полную стоимость проживания, должна ли компания удержать с работника НДФЛ?
Нет, не должна. Дело в том, что не облагаются НДФЛ установленные законодательством компенсационные выплаты, связанные, в частности, с возмещением командировочных расходов (п. 3 ст. 217 НК РФ). Абзацем десятым пункта 3 статьи 217 НК РФ предусмотрено, что в доход командированного работника не включаются фактически произведенные и документально подтвержденные расходы по найму жилого помещения.
Таким образом, если имеется письменное заявление работника с указанием причин перерасхода и решение работодателя о возмещении полной стоимости платы за проживание, то от НДФЛ освобождается вся сумма документально подтвержденных расходов на проживание в командировке, даже если она превышает установленный в компании лимит. Такие разъяснения даны Минфином РФ в Письме от 04.07.12 № 03-04-06/6-204.
Кроме того, вся сумма компенсации расходов работника по найму помещения в месте командировки может быть учтена в целях налогообложения прибыли. Поясним почему. На основании статьи 168 Трудового кодекса РФ работодатель обязан возместить командированному работнику его расходы, в частности, по найму жилого помещения. Расходы на командировки, в частности, на наем жилого помещения, относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом в НК РФ нет обязанности по определению лимита «гостиничных» расходов. Таким образом, всю сумму компенсации таких расходов можно учесть при налогообложении прибыли в полном размере. В вышеуказанном Письме Минфина РФ содержится такой же вывод.
Вычет НДС: условия
НДС, уплаченный в составе расходов на проживание в гостинице, организация может принять к вычету. Однако чиновники выдвигают условие: для вычета НДС необходимо, во-первых, наличие счета, оформленного на БСО, во-вторых, указание в счете суммы НДС (Письмо Минфина РФ от 25.02.2015 № 03-07-11/9440). Такие выводы они делают на основании пункта 18 Правил ведения книги покупок, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137. Там, действительно, сказано, что по гостиничным услугам в книге покупок регистрируются БСО с выделенной суммой налога.
Если гостиница вместо БСО выдала счет-фактуру и кассовый чек, то вычет НДС также можно применить, о чем сказано в Письме Минфина РФ от 03.04.2013 № 03-07-11/10861. Но если счет за проживание оформлен на бланке свободной формы, вычет НДС невозможен, даже при наличии кассового чека с выделенной суммой налога. Так считают в Минфине России (Письмо от 23.12.09 № 03-07-11/323).
Таким образом, налоговики при проверке будут просматривать документы от гостиниц, в том числе и на предмет отдельного указания в них суммы НДС. Наличие в документе формулировки «в том числе НДС» не дает, по мнению фискалов, право на вычет. Хотя в суде компании могут доказать правомерность вычета в данной ситуации. Положительные примеры в арбитражной практике имеются (Постановление ФАС Уральского округа от 02.04.2008 № Ф09-2063/08-С2).
Источник: Клерк.ру
www.nashgorodspb.ru
как учесть затраты на проживание — Бухгалтерия Онлайн
Продолжаем публиковать цикл статей, посвященных учету командировочных расходов. В первой статье Альбина Островская, ведущий консультант ООО «Консалтинговая группа «Таксоптима» рассказала о спорных ситуациях, связанных с учетом расходов на проезд работника к месту выполнения служебного задания и обратно. В новой статье речь пойдет о расходах на наем жилого помещения для командированного сотрудника.
Какие документы понадобятся
Помимо расходов на проезд командированного сотрудника организация несет расходы на оплату услуг гостиницы, в которой он проживает во время командировки. Чтобы компания могла учесть расходы на проживание работника при расчете налога на прибыль, работник должен получить от гостиницы документ, подтверждающий данные расходы. Какой это должен быть документ?
Раньше гостиницы могли использовать бланк строгой отчетности «Счет» по форме № 3-Г. Он служил документом, подтверждающим как оплату услуг гостиницы, так и факт проживания в ней. Однако в настоящее время данный бланк применять нельзя. В соответствии с постановлением Правительства РФ от 06.05.08 № 359 (далее — постановление № 359) эта форма, как и другие старые БСО, прекратила действовать с 1 декабря 2008 года.
Тем не менее, некоторые гостиницы продолжают выписывать счета по форме № 3-Г. Может ли такой документ служить основанием для включения в расходы стоимости проживания? Ответ чиновников однозначный: нет, не может (письма Минфина России от 07.08.09 № 03-01-15/8-400 и от 18.08.10 № 03-03-06/1/556). Ссылаясь на постановление № 359, специалисты Минфина отмечают: гостиницы могут использовать самостоятельно разработанный бланк строгой отчетности. В нем обязательно должны быть реквизиты, указанные в пункте 3 Положения*, утвержденного постановлением № 359. При этом, добавляют чиновники, утверждение формы такого документа уполномоченными федеральными органами исполнительной власти, в том числе Минфином России, не требуется. Если же гостиница применяет контрольно-кассовую технику, то в качестве документа, подтверждающего оплату ее услуг, она выдаст кассовый чек.
Обратите внимание. Если командированный сотрудник оплачивает услуги гостиницы с помощью кредитной карты, то для учета расходов недостаточно будет иметь только справку о произведенной трансакции, выданную гостиницей (письмо Минфина России от 16.10.09 № 03-03-06/1/666). Основным документом, подтверждающим оплату услуг проживания, в этом случае также будут разработанный гостиницей БСО либо кассовый чек.
Что касается вычета НДС, то сумму этого налога, указанную в счете гостиницы, компания сможет принять к вычету. Чиновники утверждают, что применить вычет можно только в том случае, если счет гостиницы оформлен на бланке строгой отчетности, а сумма НДС выделена отдельной строкой (письма Минфина России от 21.12.07 № 03-07-11/638 и от 23.12.09 № 03-07-11/323).
Некоторые организации во избежание претензий со стороны налоговиков предпочитают расплачиваться с гостиницами не через командированное лицо, а напрямую. То есть переводят деньги безналичным путем. В этом случае гостиница, являющаяся плательщиком НДС, выпишет акт оказанных услуг, а также счет-фактуру. На основании акта компания учтет расходы на проживание командированного сотрудника.
Если сотрудник остановился в номере «люкс»
Расходы на проживание командированных сотрудников в номерах повышенной комфортности могут привлечь повышенное внимание налоговиков. В этом случае минимизировать налоговые риски позволит соответствующая запись в коллективном договоре или в положении о командировках. Например, там может быть сказано, что рядовые сотрудники компании обязаны пользоваться стандартными номерами гостиниц, а руководящий состав может проживать в номерах класса «люкс», «полулюкс».
Хотелось бы отметить, что в судебной практике есть случай, когда организации удалось отстоять расходы за проживание одного командированного лица в двух гостиничных номерах (постановление ФАС Московского округа от 05.03.09 № КА-А40/935-09). Организация пояснила, что второй номер использовался командированным сотрудником (заместителем генерального директора) для ведения переговоров с представителями заказчика, субподрядчиков. Как известно, расходы на командировки, в частности, на наем жилого помещения, списываются на основании пункта 12 статьи 264 НК РФ. При этом Налоговый кодекс не содержит никаких ограничений в отношении помещений, в которых может проживать командированный сотрудник. Суд согласился с таким подходом.
В счете за гостиницу указана стоимость питания
Почти в каждой гостинице есть кафе или ресторан, и постояльцам может быть предложен завтрак. Если стоимость питания выделена в счете гостиницы отдельно, то затраты на оплату питания организация не сможет включить в расходы на проживание. Объясняется это тем, что стоимость еды возмещается за счет суточных. Более того, с этой суммы необходимо будет заплатить НДФЛ. Об этом сказано в письме Минфина России от 14.10.09 № 03-04-06-01/263. Чиновники пояснили, что оплата питания в гостинице не является компенсацией расходов по найму жилого помещения, поэтому она должна облагаться НДФЛ. В письме рассмотрена следующая ситуация. В организации была установлена норма суточных. Но если в гостинице командированному работнику предоставлялось одноразового питания, организация выплачивала суточные не в полной сумме (по норме), а в размере 75 процентов от нормы. По сути, организация частично компенсировала расходы на питание за счет суточных. Но финансисты этот факт не приняли во внимание.
Такой же вывод чиновники сделали в отношении ЕСН. Учитывая, что в настоящий момент вместо ЕСН платятся страховые взносы, не исключено, что проверяющие воспользуются подобным подходом и в отношении взносов.
В этой связи можно упомянуть письмо Минздравсоцразвития России от 06.08.10 № 2538-19. В нем чиновники ответили на вопрос о том, надо ли облагать страховыми взносами стоимость услуг гостиницы, если цена номера за сутки включает стоимость завтрака и это подтверждается данными прайс-листа гостиницы. По мнению специалистов министерства, в этом случае начислять страховые взносы не надо. Заметьте, что в такой ситуации в счете обычно завтрак не упомянут, либо упомянут, но не приводится его отдельная стоимость. Можно предположить, что в иной ситуации (когда в цену номера не включается стоимость завтрака, а проживающим эта услуга предлагается за отдельную плату), чиновники высказались бы иначе.
Вообще, упоминание в гостиничном счете о питание, даже без указания стоимости, может стать поводом для предъявления претензий при налоговых проверках. На практике известны случаи, когда налоговики «исчисляли» стоимость питания расчетным путем и облагали ее НДФЛ. Например, так было в споре, по которому ФАС Северо-Западного округа вынес постановление от 14.03.08 № А56-17471/2007. К счастью, суд не поддержал контролеров.
Гостиничный счет отсутствует
Рассмотрим следующую ситуацию: командированный работник не приложил гостиничный счет к авансовому отчету, но компания все равно выплатила ему определенную сумму на проживание. Например, такая ситуация возможна, если потеряны документы, подтверждающие оплату услуг гостиницы. Либо командированный сотрудник во время служебной поездки проживал у родственников или знакомых. Очевидно, что выплаченную сотруднику сумму компания не сможет отнести на уменьшение налогооблагаемой прибыли. Ведь у нее не будет документов, подтверждающих расходы.
Но должна ли организация начислить и удержать с этой суммы НДФЛ? Ответ на этот вопрос дан в пункте 3 статьи 217 НК РФ. В данной норме сказано: если налогоплательщик не представил документы, подтверждающие оплату расходов по найму жилья, суммы такой оплаты освобождаются от НДФЛ, но в размере не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке.
Разъяснение по поводу уплаты в данной ситуации страховых взносов содержится в письме Минздравсоцразвития России от 06.08.10 № 2538-19. По мнению чиновников, не подтвержденные документально расходы по найму жилого помещения в командировке нужно включать в базу для начисления страховых взносов. * «Положение об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники».
www.buhonline.ru
Гостиница отдельной строкой выделила стоимость завтрака. Как это повлияет на налогообложение расходов командированного лица?
Вопрос: Работник организации, возвратившийся из командировки, представил для отчета счет гостиницы. В стоимость проживания включен завтрак, стоимость которого в счете и счете-фактуре выделена отдельной строкой (360 руб.). Установленная норма суточных в организации - 600 руб. Размер суточных при предоставлении работнику одноразового питания составляет 75% от принятой нормы (450 руб.) 1. Облагается ли НДФЛ стоимость питания, возмещенная работнику в размере 360 руб., и с выплатой суточных в размере 450 руб.? 2. Облагаются ли указанные выплаты ЕСН?
Ответ:
ПИСЬМО МИНИСТЕРСТВА ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ от 14 октября 2009 г. N 03-04-06-01/263
Как указывается в рассматриваемом письме, работнику организации в счете гостиницы в стоимость проживания была включена стоимость завтрака, которая выделена отдельной строкой.
1. Налог на доходы физических лиц.
Согласно п. 3 ст. 217 Кодекса не подлежат налогообложению налогом на доходы физических лиц все виды установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, включая возмещение командировочных расходов.
Абзацем 10 п. 3 указанной статьи предусмотрено, что при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются, в частности, суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации, а также фактически произведенные и документально подтвержденные расходы по найму жилого помещения.
Фактический размер суточных, выплачиваемых работнику при направлении его в служебную командировку, может превышать размеры суточных, освобождаемые от налогообложения на основании п. 3 ст. 217 Кодекса, и в соответствии со ст. 168 Трудового кодекса Российской Федерации определяется коллективным договором или локальным нормативным актом организации.
Оплата питания, стоимость которого выделена в стоимости проживания в гостинице, не является возмещением расходов по найму жилого помещения, суммы которого освобождаются от налогообложения на основании п. 3 ст. 217 Кодекса. Суммы такой оплаты подлежат налогообложению налогом на доходы физических лиц в установленном порядке.
2. Единый социальный налог.
Подпункт 2 п. 1 ст. 238 Кодекса содержит норму, аналогичную норме п. 3 ст. 217 Кодекса, об освобождении от налогообложения единым социальным налогом компенсационных выплат, связанных с исполнением физическим лицом трудовых обязанностей, включая возмещение командировочных расходов.
Указанной статьей предусмотрено, что при оплате налогоплательщиком расходов на командировки работников как внутри страны, так и за ее пределы не подлежат налогообложению единым социальным налогом суточные, выплачиваемые в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации, а также фактически произведенные и документально произведенные целевые расходы, в частности, по найму жилого помещения.
Оплата организацией питания, стоимость которого выделена в стоимости проживания в гостинице, не является возмещением расходов по найму жилого помещения, суммы которого освобождаются от налогообложения на основании пп. 2 п. 1 ст. 238 Кодекса. Суммы такой оплаты подлежат налогообложению единым социальным налогом в установленном порядке.
www.pravowed.ru
